Du er også ansvarlig, når du deler

Du vil næsten altid have behov for at dele data med andre, enten fordi du gemmer personoplysninger i et it-system, eller fordi du er forpligtet til at videregive personoplysninger til andre, f.eks. myndigheder. I databeskyttelsesreglerne skelnes der mellem at være ”dataansvarlig” og ”databehandler”, da det har betydning for dit ansvar, når du behandler personoplysninger.

Din virksomhed er dataansvarlig for de personoplysninger, I behandler om jeres medarbejdere og kunder. Det betyder, at det er dit ansvar at sikre, at personoplysninger om dine medarbejdere og kunder bliver behandlet lovligt.

Når du anvender et IT-system

Leverandører af de it-systemer, du bruger, vil typisk være databehandlere. Det kan være leverandører af software til udsendelse af nyhedsbreve, lønadministrationsprogrammer, kundehåndteringssystemer/CRM-systemer og mailprogrammer.

Når du anvender en databehandler, skal du have en databehandleraftale. Det er vigtigt, at du har et overblik over de databehandleraftaler, du har med dine leverandører. Du kan med fordel gemme aftalerne i en mappe på din computer.

Når du videregiver personoplysninger til andre dataansvarlige

Nogle gange har du behov for at give personoplysninger om dine kunder eller medarbejdere videre til andre. Det kunne være Skattestyrelsen, der skal bruge dine medarbejderes lønoplysninger, eller en samarbejdspartner, der skal invitere dine kunder til et fælles arrangement.

Du skal tænke over, hvem du giver oplysningerne til, og du skal huske at informere dine medarbejdere eller kunder om, at deres oplysninger bliver delt. Det kan du passende gøre i din privatlivspolitik, jf. trin 4: Oplys om, at du behandler personoplysninger.