Sørg for at have gode procedurer

De personer, hvis oplysninger du bruger eller gemmer, har en række rettigheder. De har bl.a. ret til at anmode om at få at vide, hvilke oplysninger der behandles om dem (ret til indsigt), at få forkerte oplysninger rettet og at få deres oplysninger slettet.

Hvis en person anmoder om at gøre brug af retten til indsigt, skal du svare snarest muligt, og hvis du ikke har givet indsigt inden 4 uger efter modtagelsen af anmodningen, skal du give besked om grunden hertil og om, hvornår svar kan forventes at foreligge. Du skal også svare, selv om du afviser anmodningen, eller hvis du slet ikke behandler oplysninger om den pågældende. Det er en god idé at have en fast procedure for, hvordan du håndterer disse anmodninger.

Her kan du finde en tjekliste, som du kan bruge, når du modtager en anmodning fra en person, som ønsker at gøre brug af sine rettigheder:

1. Vælg en ansvarlig

Vælg en af dine ansatte, eller dig selv, til at være tovholder på alle opgaver, som handler om databeskyttelse.

2. Vær sikker på, hvem personen er

Du skal tjekke, hvem der anmoder om at gøre brug af sine rettigheder. Du må gerne bede om mere information, men bed kun om at se ID, hvis det er absolut nødvendigt.

3. Find ud af, hvad personen vil have

Spørg gerne ind til, hvad det præcist er, personen gerne vil have oplyst, slettet, rettet mv.

4. Søg efter information om personen de relevante steder

Du skal overveje, hvor du kan have oplysninger liggende, og være grundig, når du leder. Husk også at tænke på eksterne harddiske, USB-stik, opslag på sociale medier, optagelser fra overvågningskamera mv. Det kan også være hos andre, som håndterer oplysningerne på dine vegne.

5. Forbered de supplerende oplysninger og dit svar

Ud over selve oplysningerne skal personen også have at vide, hvorfor du bruger vedkommendes oplysninger, hvordan du har fået dem, hvem du deler dem med, og hvordan vedkommende kan få sine oplysninger slettet eller forkerte oplysninger rettet. Link eventuelt til din privatlivspolitik, som du har udarbejdet i forbindelse med trin 4.