Trin 1
Skab overblik
Databeskyttelsesreglerne gælder også for dig som mindre virksomhed, hvis du bruger eller opbevarer oplysninger om andre personer.
Personoplysninger er enhver form for information, der kan henføres til en bestemt person. Det gælder også, selv om det kræver kendskab til f.eks. et personnummer, registreringsnummer eller lignende. Også oplysninger i form af f.eks. billede, en persons stemme eller fingeraftryk er omfattet.
Hvis navn eller adresse er erstattet af en kode, der kan føres tilbage til den oprindelige personoplysning, er der stadig tale om en personoplysning. Krypterede oplysninger er derfor også omfattet, så længe nogen kan gøre oplysningerne læsbare og dermed identificere de personer, som oplysningerne vedrører.
For at du kan overholde reglerne, er det vigtigt, at du får skabt et overblik over:
- hvor du har personoplysninger
- hvem du håndterer personoplysninger om
- hvilke personoplysninger du håndterer
Find ud af, hvor du har personoplysninger
Du vil sandsynligvis have personoplysninger gemt på din telefon, tablet, computer eller i dine it-systemer, f.eks. i e-mails og sms’er. Det kan også være, at du har printede dokumenter med personoplysninger.
Det kan være navne og kontaktoplysninger på kunder eller ansatte, men også oplysninger om bookinger, aftaler, ordrebøger eller andre bestillinger. Husk, at hvis du kan identificere en person ud fra noget, du har gemt, er der tale om personoplysninger.
Find ud af, hvem du håndterer oplysninger om
Når du har fundet ud af, hvor du opbevarer personoplysninger, bør du notere dig, hvem oplysningerne vedrører. Du kan med fordel inddele dem i grupper, f.eks.:
- Kunder
- Ansatte
- Leverandører
Find ud af, hvilke oplysninger du håndterer
Når du har overblik over, hvor der findes personoplysninger, og hvem de vedrører, bør du udarbejde en oversigt over, hvilke typer oplysninger du har om de forskellige grupper, f.eks. “kunders telefonnumre”.
Håndterer andre personoplysninger på dine vegne?
Overblikket skal også omfatte de situationer, hvor andre håndterer personoplysninger på dine vegne.
Anmeldelse
I visse tilfælde skal behandling af personoplysninger anmeldes til Datatilsynet. Anmeldelsespligtige behandlinger må først iværksættes, når Datatilsynet har givet tilladelse. Se nærmere under ”Anmeldelser og tilladelser i Grønland”.
Eksempler
Gå direkte til eksemplerne.
Myter
Der er en del myter om, hvad databeskyttelse betyder i praksis.
Her har vi samlet en del af dem og givet dem et par ord med på vejen.
Eksempler
Her kan du se eksempler på, hvilke personoplysninger forskellige typer virksomheder typisk håndterer.
Har du ansatte?
Har du ansatte?
Hvis du har ansatte i din virksomhed, behandler du personoplysninger om dem.
Det vil typisk være følgende almindelige personoplysninger:
- Navn, alder, adresse, e-mail og telefonnummer
- Uddannelsesoplysninger
- Lønforhold
- Personnummer
- CV
Efter omstændigheder kan der også være tale om følsomme personoplysninger, f.eks. helbredsoplysninger.
Fysisk butik
Hvilke oplysninger håndterer du?
Når en kunde køber noget i din butik, behandler du typisk følgende almindelige personoplysninger:
- Betalingsmiddeldata og varetype, hvis kunden ikke betaler kontant
- Eventuelt oplysninger såsom navn, adresse, e-mail og telefonnummer hvis kunden er medlem af en kundeklub
Du behandler formentlig også oplysninger om din(e) leverandør(er). Det vil typisk være følgende almindelige personoplysninger:
- Kontaktoplysninger på leverandørens kontaktperson: navn, e-mail og telefonnummer
Webshop
Hvilke oplysninger håndterer du?
Når en kunde tilgår din hjemmeside, modtager du automatisk oplysninger fra kundens enhed, f.eks.:
- Browsertype
- Ip-adresse
- Oplysninger om den enhed, kunden bruger
Når kunden foretager et køb, behandler du typisk følgende almindelige personoplysninger:
- Kontaktoplysninger: navn, adresse, e-mail og telefonnummer
- Betalingsmiddel
- Leveringsadresse/udleveringssted
- Vare eller ydelse, der er købt
Du behandler formentlig også oplysninger om din(e) leverandør(er), det vil typisk være følgende almindelige personoplysninger:
- Kontaktoplysninger på kontaktperson hos leverandøren: navn, e-mail, telefonnummer og evt. virksomhed
Håndværkervirksomhed
Hvilke oplysninger håndterer du?
Hvis du er selvstændig håndværker – f.eks. med et par ansatte – og håndterer oplysninger i Word, Excel eller Outlook, gemt på en computer og i papirform, skal du starte med at skabe overblik over, hvem du håndterer personoplysninger om, f.eks.:
- Privatkunder
- Kontaktpersoner hos erhvervskunder eller samarbejdspartnere/leverandører
Du behandler typisk følgende oplysninger:
- Privatkunder: navn, adresse, e-mail, telefonnummer og ordrehistorik
- Erhvervskunder og samarbejdspartnere: kontaktoplysninger på kontaktpersoner, f.eks. navn, e-mail og telefonnummer